Трапляється, що персонал компанії з часом змінюється: хтось звільняється за власним бажанням, когось звільняють за статтею, а хтось змінює сферу діяльності. Все б нічого, однак інколи працівники після зміни місця роботи можуть почати розповідали зайве про роботу вашого бізнесу або навіть продавати цінну інформацію про компанію вашим конкурентам. У результаті такі дії колишніх співробітників можуть не лише зруйнувати репутацію бренду, а й принести збитки. Розповідаємо, як захистити цінну для підприємства інформацію.
Що таке комерційна таємниця?
Комерційна таємниця — це певна інформація про компанію чи організацію, що має економічну цінність, розголошення якої може нашкодити діяльності юрособи. Головна відмінність від конфіденційних даних полягає в цінності інформації та її суб’єкті: конфіденційні дані є зазвичай даними фізособи, а комерційна таємниця — даними юрособи, які надають їй конкурентні переваги, а також можливість отримання прибутку та розвитку.
Пропонуємо розглянути приклади інформації, яка класифікується як комерційна таємниця згідно з Положенням про комерційну таємницю:
- технологічні розробки (наприклад, моделі авто, процеси виробництва тощо);
- бізнес-плани та стратегії;
- дані про клієнтів, партнерів та контрагентів;
- фінансові дані та звітність (якщо вона не є відкритою за законодавством);
- торгові секрети (методики продажу, ідеї дизайну, наприклад);
- дослідження та розробки;
- інформація про працівників (методи найму, навчання, кваліфікацію).
Тобто якщо комерційна таємниця про, наприклад, дані клієнтів, їхні уподобання та воронки продажів буде втрачена, конкуренти зможуть скористатись цією інформацією і «переманити» споживачів до себе, що нашкодить компанії.
Захист комерційної таємниці
Уже визначили, які дані варто оберігати від конкурентів і ЗМІ? Наступний крок — саме захист цих даних. Серед доступних методів:
Створення політики конфіденційності
Працюватиме всередині підприємства та допоможе визначити, хто і коли матиме доступ до комерційної таємниці, а також відстежувати роботу з цими даними.
Вибір способу зберігання
Залежно від того, якою є інформація (на фізичному чи електронному носії), розрізняють такі способи зберігання даних, як сейфи, кодові замки, шифрування даних, багаторівневі моделі доступу, спеціальне ПЗ тощо. Рекомендується також встановити камери спостереження, щоб мати змогу відстежити, хто і коли востаннє користувався цією інформацією.
Обмеження доступу
Надання перепусток, паролів чи інших видів доступу обмеженій кількості людей. Варто подбати, щоб, наприклад, прибиральник чи звичайний робочий не зміг навіть випадково натрапити на цінні дані.
Підписання угоди про нерозголошення (NDA)
Дозволить юридично захистити компанію від розголошення даних співробітниками, що мають доступ до комерційної таємниці. Зазвичай підписується при найманні працівника на роботу.
Навчання персоналу
Важливо донести працівникам важливість комерційної таємниці та наслідки розголошення цієї інформації. Ба більше, якщо працівники відчуватимуть себе частиною команди та компанії, ризики крадіжки даних зменшаться.
Подбати про належне зберігання та захист комерційної таємниці має сама компанія. Якщо ж дані були розголошені, у судовому порядку визначається рівень покарання: це може бути штраф, адміністративні санкції та навіть позбавлення волі строком до 3 років.
