Відрядження – невід’ємна складова ведення сучасного бізнесу. Вони потрібні для того, щоб налагоджувати контакти з новими партнерами, контролювати діяльність філій підприємства, налагодження нових ділових контактів. Разом з тим вони вимагають певних витрат, які іноді можуть бути дуже суттєвими. Тому, якщо ви є керівником або тільки збираєтеся розпочати свою власну справу, варто знати, як зробити їх не лише ефективними, а й економічно виправданими.
Визначтеся з витратами.
Які з них може взяти на себе підприємство, які має оплачувати співробітник. Наприклад, проживання, проїзд, презенти колегам тощо. – Це турбота компанії. А ось харчування та особисті витрати оплачує співробітник. Тим більше, він отримує відрядження, які можуть становити суттєву надбавку до його зарплати. Що стосується готелів, то більш досвідченим і високим можна надати більш елітне житло, а іншим рівнем нижче. Те саме стосується і транспорту. Літак чи поїзд, а якщо поїзд, то клас вагона.
Цим можуть займатися певні працівники, наприклад, з відділу кадрів. Які для простоти та оптимізації витрат на відрядження можуть створити спеціальні шаблонні формуляри, які самостійно заповнюватиме той, хто вирушає у поїздку. Потім їх досить просто проаналізувати.
Визначайте рівень важливості.
Рекомендується як заплановане, так і не заплановане відрядження розсортувати за рівнем значущості. Якщо йдеться про розвиток компанії, її перспектив та збільшення прибутку, то такі поїздки потрібно зробити пріоритетними і виділити на них більшу частину бюджетів, виділених на відрядження. Якщо це тренінги, форуми, конференції, те, що потрібно для зміцнення іміджу і працюватиме у довгостроковій перспективі, тут можна заощадити. Робити це буде зручніше, якщо кожній групі відряджень надати літерні або числові позначення. Ще для цього можна використовувати спеціальні програми, які не тільки ведуть облік, а й сотні авіа і транспортних компаній, що об’єднують дані. Завдяки цьому можна навіть заощадити на кешбеку або отримати значну знижку на проживання в готелі. А такі програми зазвичай безкоштовні.
Розглядайте всі види транспорту та житла.
Щодо транспорту, перш за все, варто враховувати економічну складову. Політ на літаку коштуватиме дорожче, але це скоротить витрати на проживання співробітника та його відрядження. Іноді вигідніше вибирати поїзд чи автобус. Оскільки іноді потрібно стикувати кілька рейсів літаків, що також є витратною складовою. Тим більше, сучасний наземний транспорт дуже комфортний, має розетки 220V та Wi-Fi, що дозволяє працювати за комп’ютером та вести переговори по телефону навіть у дорозі, що дуже ефективно.
Житло. Можна вибрати готель, а можна орендувати квартиру подобово вищого класу, недорогу та комфортну. Бо тут є все для того, щоб почуватися як удома. Людина може готувати їжу у себе на квартирі і компанії не доведеться оплачувати йому харчування на підприємствах громадського харчування. Дуже часто варто зняти дорожчий у центрі чи місці проведення конференції. По-перше, це економить час, а по-друге, витрати на таксі.
Ретельно плануйте відрядження.
Чим вона коротша, тим економічніша. Адже за кожен день поїздки ви повинні виплачувати відрядження. А якщо вихідні дні, то у подвійному розмірі. Тому, займіться логістикою, намітьте завдання і розставте пріоритети. А також порахуйте, скільки на це може знадобитися часу і про всяк випадок додайте ще один день. Якщо співробітнику потрібно бути на місці вранці, вибирайте вечірні та нічні рейси. Необхідність у готелі відпадає сама собою. Але бувають і винятки. Якщо на потрібний рейс залишилися тільки дорогі квитки, то, можливо, вигідніше буде взяти їх на день раніше і зняти житло. Потрібно мати кілька варіантів та вибрати з них оптимальний.
Відкрийте корпоративну картку.
Комфортно, прозоро, вигідно. Як для вас, так і для ваших підлеглих. Завдяки їй ви зможете будь-якої миті побачити в особистому кабінеті, як витрачаються кошти. Нехай людина, яка перебуває в поїздці, завжди розплачується тільки нею. Все буде враховано до копійки. Також корпоративні карти зазвичай мають спеціальні бонуси та вищий кешбек. Великий плюс для бюджету компанії. А бухгалтер зможе легко повернути ПДВ. Для чого йому знадобиться лише рахунок-фактура за сплачені товари та послуги. У той час як при оплаті готівкою це може бути досить складно.
Зважайте на думку співробітника.
Економія це добре, але водночас слід враховувати і людський чинник. Тому враховуйте індивідуальні якості та побажання свого співробітника. Можливо, ви заощадите на житлі та транспорті обравши більш бюджетний варіант. Однак через деякий дискомфорт людина може працювати з меншим ентузіазмом і самовіддачею. А ще, людина чи навіть відділ, що відповідає за логістику, витратить час. Яке можна було б використовувати більш ефективно та вирішити інші, перспективні та об’єктивні для бізнесу завдання. А якщо ці обов’язки візьме на себе відрядження, виграють усі. Єдине, що потрібно зробити, дати йому фінансові ліміти. Усі оплати нехай робить бухгалтерія. Для цього співробітнику потрібно буде просто дати йому посилання на обрані варіанти.
Займайтеся аналізом минулих подорожей.
Щоб співробітники не зловживали фінансами, аналізуйте ефективність їх поїздок та витрат. Перевіряйте всі звітні документи і намагайтеся зрозуміти, чи було витрачання об’єктивним. Можливо, хтось обідав лише у дорогих ресторанах або ж вибирав комфортний для нього, але дуже дорогий рейс. Найпростіше це буде зробити, створивши нескладну позицію. Ліворуч нехай будуть імена співробітників, а стовпці – проживання, квитки, харчування, інші витрати тощо. Деталізувати витрати не потрібно, вносите лише загальні суми за кожною категорією. Так у вас перед очима завжди буде наочна картина того, хто ефективно працює, а хтось зловживає становищем. А для того, щоб заощадити свій час та сили, можна використовувати спеціальні онлайн-сервіси, багато з яких інтегруються з 1С Бухгалтерією.
Сподіваємося, наші рекомендації, які тисячу разів були випробувані на практиці, допоможуть зробити ваш бізнес вигіднішим, співробітників відповідальними, а роботу приємною.