Командировка – неотъемлемая составляющая ведения современного бизнеса. Они необходимы для того, чтобы налаживать контакты с новыми партнерами, контролировать деятельность филиалов предприятия, налаживание новых деловых контактов. Вместе с тем, они требуют определенных затрат, которые иногда могут быть очень существенными. Поэтому, если вы являетесь руководителем или только собираетесь начать свое собственное дело, стоит знать, как сделать их не только эффективными, но и экономически оправданными.
Определитесь с расходами.
Какие из них может взять на себя предприятие, оплачиваемое сотрудником. Например, проживание, проезд, презенты коллегам и т.п. – Это забота компании. А вот питание и личные расходы оплачивает сотрудник. Тем более, он получает командировки, которые могут составлять существенную прибавку к его зарплате. Что касается гостиниц, то более опытным и высоким можно предоставить более элитное жилье, а другим уровнем ниже. То же касается и транспорта. Самолет или поезд, а если поезд, то класс вагона.
Этим могут заниматься некоторые работники, например, из отдела кадров. Которые для простоты и оптимизации командировочных расходов могут создать специальные шаблонные формуляры, которые самостоятельно будет заполнять тот, кто отправляется в поездку. Затем их достаточно просто проанализировать.
Определяйте уровень важности.
Рекомендуется как запланированную, так и не запланированную командировку рассортировать по уровню значимости. Если речь идет о развитии компании, ее перспективах и увеличении прибыли, то такие поездки нужно сделать приоритетными и выделить на них большую часть командировочных бюджетов. Если это тренинги, форумы, конференции, то, что нужно для укрепления имиджа и будет работать в долгосрочной перспективе, можно сэкономить. Делать это будет удобнее, если каждой командировочной группе придать буквенные или числовые обозначения. Еще для этого можно использовать специальные программы, не только ведущие учет, но и сотни авиа и транспортных компаний, объединяющих данные. Благодаря этому можно даже сэкономить на кэшбеке или получить значительную скидку на проживание в отеле. А такие программы, как правило, бесплатные.
Рассмотрите все виды транспорта и жилья.
Относительно транспорта, прежде всего, следует учитывать экономическую составляющую. Полет на самолете обойдется дороже, но это сократит расходы на проживание сотрудника и его командировки. Иногда выгоднее выбирать поезд или автобус. Поскольку иногда нужно стыковывать несколько рейсов самолетов, что тоже является затратной составляющей. Тем более, что современный наземный транспорт очень комфортен, имеет розетки 220V и Wi-Fi, что позволяет работать за компьютером и вести переговоры по телефону даже в дороге, что очень эффективно.
Жилье. Можно выбрать отель, а можно арендовать квартиру посуточно высшего класса, недорогую и комфортную. Здесь есть все для того, чтобы чувствовать себя как дома. Человек может готовить еду у себя в квартире и компании не придется оплачивать ему питание на предприятиях общественного питания. Очень часто стоит снять более дорогое место в центре или месте проведения конференции. Во-первых, это экономит время, а во-вторых, расходы на такси.
Тщательно планируйте командировку.
Чем она короче, тем экономичнее. Ведь за каждый день поездки вы должны выплачивать командировки. А если выходные дни, то в двойном размере. Поэтому займитесь логистикой, наметьте задачу и расставьте приоритеты. А также посчитайте, сколько на это может уйти времени и на всякий случай добавьте еще один день. Если сотруднику нужно находиться утром, выбирайте вечерние и ночные рейсы. Необходимость в отеле отпадает сама собой. Но бывают и исключения. Если на нужный рейс остались только дорогие билеты, возможно, выгоднее будет взять их на день раньше и снять жилье. Требуется несколько вариантов и выбрать из них оптимальный.
Откройте корпоративную карту.
Комфортно, прозрачно, выгодно. Как для вас, так и для ваших подчиненных. Благодаря ей вы сможете в любой момент увидеть в личном кабинете, как тратятся средства. Пусть человек, находящийся в поездке, всегда расплачивается только им. Все будет учтено в копейке. Также у корпоративных карт обычно есть специальные бонусы и высший кэшбек. Большой плюс для бюджета компании. А бухгалтер сможет легко вернуть НДС. Зачем ему понадобится только счет-фактура за оплаченные товары и услуги. В то время как при оплате наличными деньгами это может быть довольно сложно.
Учитывайте мнение сотрудника.
Экономия это хорошо, но в то же время следует учитывать и человеческий фактор. Поэтому учитывайте индивидуальные качества и пожелания своего сотрудника. Возможно, вы сэкономите на жилье и транспорте выбрав более бюджетный вариант. Однако из-за некоторого дискомфорта человек может работать с меньшим энтузиазмом и самоотдачей. А еще человек или даже отдел, отвечающий за логистику, потратит время. Какую можно было бы использовать более эффективно и решить другие, перспективные и объективные для бизнеса задачи? А если эти обязанности возьмет на себя командировку, выиграют все. Единственное, что нужно сделать, предоставить ему финансовые лимиты. Все оплаты пусть производит бухгалтерия. Для этого сотруднику нужно будет просто дать ему ссылку на выбранные варианты.
Занимайтесь анализом прошедших путешествий.
Чтобы сотрудники не злоупотребляли финансами, анализируйте эффективность их поездок и расходов. Проверяйте все отчетные документы и старайтесь понять, было ли расходование объективным. Возможно, кто-то обедал только в дорогих ресторанах или выбирал комфортный для него, но очень дорогой рейс. Проще всего это будет сделать, создав несложную позицию. Слева пусть будут имена сотрудников, а столбцы – проживание, билеты, питание, другие расходы. Детализировать расходы не нужно, вносите только общие суммы по каждой категории. Так у вас перед глазами всегда будет наглядная картина эффективно работающего, а кто злоупотребляет положением. А для того чтобы сэкономить свое время и силы, можно использовать специальные онлайн-сервисы, многие из которых интегрируются с 1С Бухгалтерией.
Надеемся, наши рекомендации, которые тысячу раз были испытаны на практике, помогут сделать ваш бизнес более выгодным, сотрудников ответственнее, а работу приятнее.